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Mit dem Coaching-Tool haben Gruppen- und Kursbetreuer die Möglichkeit, alle Ihnen zugewiesen Benutzer auf einen Blick zu sehen und zu verwalten. Kursbesitzer erhalten Zugriff auf die Daten aller ihrem Kurs eingebundenen Benutzer, egal ob als Kurs- oder Gruppenmitglied. Dabei werden alle bewertbaren Kursbausteine berücksichtigt. Zugriff auf betreute Personen gibt es auf drei verschiedene Weisen.

Beim Einstieg in das Coaching-Werkzeug finden Sie alle von Ihnen betreuten OpenOLAT-Benutzer. Diese Tabelle verschafft Ihnen einen Überblick, in wievielen von Ihnen betreuten Kursen ein Benutzer Mitglied ist, und wieviele er davon schon bestanden hat. Ein Klick auf den Namen öffnet die Benutzerspezifische Kursübersicht. Von dort aus können Sie die Visitenkarte des jeweiligen Benutzers öffnen, eine OpenOLAT-Mail schreiben, Leistungsnachweise einsehen sowie das Bewertungswerkzeug benutzen. Informationen zum Bewertungswerkzeug und wie Sie es benutzen finden Sie im entsprechenden Kapitel.

Der Menüpunkt "Gruppen" öffnet eine tabellarische Übersicht aller von Ihnen betreuten Gruppen. Im Gegensatz zur Teilnehmer- und Kursübersicht erscheinen in der Gruppenübersicht nur die OpenOLAT-Benutzer, die über das Gruppensystem an einen Kurs gekoppelt sind. Sie sehen auf einen Blick in wievielen Kursen die jeweilige Gruppe eingebunden ist, und wieviele Mitglieder sie hat. Weiterhin erhalten Sie Informationen darüber, wieviele Gruppenmitglieder den dazugehörigen Kurs bereits einmal besucht haben, und wieviele Mitglieder den Kurs bestanden haben. Ein Klick auf einen Gruppennamen öffnet die Liste der Gruppenmitglieder. Wenn Sie auf einen Benutzernamen klicken, öffnet sich wiederum wieder die Benutzerspezifische Übersicht.

Analog dazu sehen Sie nach einem Klick auf den Menüpunkt "Kurse" eine tabellarische Übersicht aller von Ihnen betreuten Kurse. Ein weiterer Klick auf einen Kursnamen zeigt die von Ihnen betreuten Kursteilnehmer.

Im Coaching-Tool werden sowohl von Ihnen betreute Gruppen als auch Kursteilnehmer ohne Gruppenzugehörigkeit angezeigt.

Für Systemadministratoren gibt es die Benutzersuche als vierten Menüeintrag im Coaching-Tool, mit dem neben durch Kurs und Gruppe betreuten Benutzer jeder weitere Benutzer angezeigt werden kann. Dies ermöglicht damit die Bewertung von Benutzern ohne die Notwendigkeit als Kursbesitzer oder Gruppenbetreuer eingetragen zu sein.