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Das Datenarchivierungswerkzeug findet man in der Administration von Kursen. Über die Datenarchivierung können Kursbesitzer die Ergebnisse diverser Kursbausteine eines Kurses gespeichert werden. Insbesondere die Speicherung von Ergebnissen der durchgeführten Umfragen, Tests, Selbsttests, Aufgaben, Gruppenaufgaben und die Kursresultate sind wichtige Elemente, die Sie zum Ende des Kurses sichern sollten.

Die Archivierungen erfolgen in der Regel im zip Format und enthalten Excel Dateien bzw. für Textformate rtf Dateien. Gehören zur Archivierung noch weitere Dateien, werden diese in Unterordnern innerhalb der zip Datei bereitgestellt.

Zur Speicherung der Ergebnisse klicken Sie zunächst auf einen Menüpunkt z.B. einen bestimmten Kursbausteintyp, wählen dann ein konkretes Element aus, das Sie archivieren wollen und klicken auf "Archivieren".  Bei Speicherungen die länger dauern, wie bei den Logfiles, wird der User per Mail informiert.

Datenarchivierung von einzelnen Elementen:

Fragebogen

Speicherung der alten Fragebögen

Umfragen

Es werden alle Umfragen des Kurses angezeigt. Die gewünschten zu archivierenden Fragebögen können ausgewählt und als Zip-Datei gespeichert werden.

Tests

Es werden alle Tests und Selbsttests des Kurses angezeigt. Die gewünschten zu archivierenden Elemente können ausgewählt und als Zip-Datei gespeichert werden. In der Zip-Datei liegen dann die einzelnen ausgewählten Tests in jeweils einem extra Ordner.

Archivierte Selbsttests und Fragebögen enthalten anonymisierte Benutzerdaten, Tests werden personalisiert gespeichert und enthalten alle Testergebnisse.

Kursresultate

Hier werden die Endresultate von allen im Kurs integrierten Assessment Bausteinen wie Tests, Bewertungen, Portfolioaufgaben, Checklisten und Aufgaben von allen Kursteilnehmenden gebündelt als Zip-Datei archiviert.

Im Zip-File findet man eine xlsx-Datei mit Informationen zu den Kursteilnehmenden sowie eventuell von den Teilnehmenden abgegebene Dokumente. Diese Dokumente werden pro Kursbaustein gebündelt und enthalten Unterordner mit den Namen der Teilnehmenden, die Dokumente eingereicht haben.

Kursresultate beinhalten die zusammengefasste Gesamtauswertung eines Kurses, nicht einzelne Elemente.

Aufgabe und Gruppenaufgaben

Es werden alle Aufgaben und Gruppenaufgaben des Kurses angezeigt. Die gewünschten zu archivierenden Aufgaben bzw. Gruppenaufgaben können ausgewählt und als Zip-Datei gespeichert werden.

In der Zip-Datei liegen dann die einzelnen ausgewählten Aufgaben/Gruppenaufgaben in jeweils einem extra Ordner. In diesem befinden sich dann die Ergebnisse der einzelnen Lernenden sowie der Gesamtüberblick als Excel-Datei.

Themenvergabe

Es werden alle Themenvergaben des Kurses angezeigt. Die gewünschten zu archivierenden Elemente können ausgewählt und als Zip-Datei gespeichert werden. In der Zip-Datei liegen dann die einzelnen ausgewählten Elemente in jeweils einem extra Ordner.

Logfiles

Hier können die personalisierten Logfiles der Kursbesitzer sowie die anonymisierten Logfiles der Kurs Teilnehmenden für einen gewählten Zeitraum gesichert werden. Je nach Umfang kann die Erstellung einige Zeit in Anspruch nehmen. Anschließend findet man die Logfiles im persönlichen, privaten OpenOlat Ordner als Zip-File mit Excel-Tabelle.

Foren

Es werden alle Foren des Kurses angezeigt. Die gewünschten zu archivierenden Foren können ausgewählt und als Zip-Datei gespeichert werden. In der Zip-Datei liegen dann die einzelnen ausgewählten Foren in jeweils einem extra Ordner mit einer DOCX-Datei, die sämtliche Forenbeiträge umfasst.

Dateidiskussion

Es werden alle Dateidiskussionen des Kurses angezeigt. Die gewünschten zu archivierenden Elemente können ausgewählt und als Zip-Datei gespeichert werden.

Teilnehmer Ordner

Es werden alle "Teilnehmer Ordner" Kursbausteine angezeigt. Die gewünschten zu archivierenden Elemente können ausgewählt und als Zip-Datei gespeichert werden. In der Zip-Datei befinden sich dann die einzelnen Elemente mit jeweils einem Ordner pro Teilnehmer mit je einem Abgabe- und Rückgabeordner.

Wikis

Es werden alle Wikis des Kurses aufgelistet. Die gewünschten zu archivierenden Wikis können ausgewählt und als Zip-Datei gespeichert werden. In der Zip-Datei befinden sich dann jeweils ein Ordner pro Wiki sowie einem Ordner mit Metadaten für jedes gespeicherte Wikis.

Beim Wiki werden alle Seiten und alle hochgeladenen Dateien in eine ZIP-Datei verpackt. Der Teilnehmer Ordner wird entsprechend der Ordner Struktur dieses Bausteins gespeichert.

SCORM Resultate

Es werden alle SCORM Kursbausteine des Kurses aufgelistet. Die gewünschten zu archivierenden Wikis können ausgewählt und die Ergebnisse als Zip-Datei gespeichert werden.

Checklisten

Es werden alle Checklisten des Kurses aufgelistet. Die gewünschten zu archivierenden Checklisten können ausgewählt und als Zip-Datei gespeichert werden. Die zip Datei enthält einen Ordner für jede Checkliste. Darin befindet sich jeweils eine xlsx Datei, die die Ergebnisse der Personen, die die Checklisten ausgefüllt haben enthält.

Chat Historie

Hier kann der Chatverlauf als xlsx Datei exportiert und auch gelöscht werden.

Buchungen

Hier werden die Personen, die den Kurs gebucht haben angezeigt, sofern der Kurs über eine Buchungsmethode verfügt.

Wenn Sie einen Kurs löschen, werden automatisch alle Kursdaten (nicht die Kursbausteine!) in Ihrem persönlichen Ordner gespeichert.

Weitere Details zu den aufgezeichneten Logfiles erfahren Sie im Kapitel „Aufzeichnung der Kursaktivitäten".

Über die Rechtevergabe in der Mitgliederverwaltung kann auch weiteren Personen das Recht für die gesamte Datenarchivierung gegeben werden.
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